Politique de confidentialité – Outatime
Dernière mise à jour :25/09/26
1. Qui sommes-nous
Outatime est un outil interne de planification et de publication de contenus, édité et exploité par Galéna Conseil, SAS au capital de 100 000 €, immatriculée sous le numéro 908178809, dont le siège est situé 47 BOULEVARD DE COURCELLES, 75008 PARIS.
Responsable du traitement : Fabien RETOURNARD
Contact pour toute question relative à vos données : [email protected]
Outatime n’est pas un service ouvert au public. Il est utilisé uniquement par nos équipes et celles de nos filiales ([Galéna, …]) pour préparer, valider, publier et mesurer leurs contenus sur les réseaux sociaux.
2. Données que nous traitons
a) Comptes utilisateurs de l’outil
Nom, adresse e-mail, identifiant, rôle et droits d’accès par filiale, ainsi que l’historique de vos actions dans l’outil : validations, changements de statut, commentaires et mentions.
b) Contenus éditoriaux
Textes, visuels, dates de publication, statuts et thématiques des publications. Ils sont préparés dans notre espace Notion puis synchronisés dans Outatime.
c) Données issues des plateformes connectées
Quand un administrateur connecte un compte LinkedIn, Google Business Profile ou un autre réseau, nous recevons et conservons :
- les jetons d’accès (tokens) délivrés par la plateforme, stockés de façon sécurisée et jamais affichés en clair ;
- les identifiants des pages ou fiches gérées (par exemple l’identifiant de la page LinkedIn d’une filiale) et leur nom ;
- l’identifiant et le lien des publications que nous créons ;
- les statistiques agrégées de ces publications et de ces pages : impressions, clics, réactions, commentaires, partages, abonnés.
Nous ne collectons pas les données personnelles des personnes qui voient nos publications ou y réagissent (profils, messages privés, listes d’abonnés nominatives). Les statistiques utilisées sont agrégées et anonymes.
d) Fichiers d’export importés
Les exports de statistiques déposés manuellement (LinkedIn, Meta, TikTok, YouTube) ne sont pas conservés. Seules les lignes lues sont gardées temporairement, au maximum une heure, le temps de l’import. Ensuite, seuls les chiffres rattachés aux publications sont enregistrés.
3. Pourquoi nous utilisons ces données
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Gérer l’accès à l’outil et les droits par filiale | Intérêt légitime (fonctionnement de l’outil interne) |
| Préparer, faire valider et planifier les publications | Intérêt légitime |
| Publier automatiquement les contenus validés sur les pages des filiales (LinkedIn, Google Business Profile…) | Intérêt légitime et autorisation donnée par l’administrateur de la page lors de la connexion |
| Mesurer les performances des publications (reporting interne) | Intérêt légitime |
| Envoyer des notifications par e-mail (mentions, validations) | Intérêt légitime |
Nous n’utilisons pas ces données à des fins publicitaires. Nous ne les vendons pas et ne les utilisons pas pour du profilage.
4. Utilisation des API LinkedIn
Outatime utilise l’API LinkedIn (Community Management API) uniquement pour :
- publier, au nom des pages entreprises que l’utilisateur administre, les contenus validés dans l’outil ;
- lire les statistiques de ces publications et de ces pages.
L’accès n’est possible qu’après une autorisation explicite d’un administrateur de la page via l’écran de connexion LinkedIn. Cette autorisation peut être retirée à tout moment, depuis Outatime (« Déconnecter ») ou depuis les paramètres LinkedIn (Paramètres › Confidentialité des données › Services autorisés). Les données obtenues via LinkedIn ne sont ni partagées avec des tiers ni utilisées pour une autre finalité que celles décrites ici. Elles respectent les conditions d’utilisation de l’API LinkedIn.
5. Qui a accès aux données
- Les membres habilités de nos équipes et de nos filiales, selon leurs droits dans l’outil.
- Nos prestataires techniques, uniquement pour faire fonctionner le service : hébergeur du site ([nom de l’hébergeur, pays]), Notion (espace éditorial), et le service d’envoi d’e-mails le cas échéant.
- Les plateformes sur lesquelles nous publions (LinkedIn, Google…), pour les seuls contenus destinés à y être publiés.
Si un prestataire traite des données hors de l’Union européenne, le transfert est encadré par les garanties prévues par le RGPD : décision d’adéquation ou clauses contractuelles types.
6. Durées de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Comptes utilisateurs | Pendant la durée d’accès à l’outil, puis suppression sous [3 mois] |
| Jetons d’accès aux plateformes | Jusqu’à leur expiration ou jusqu’à la déconnexion du compte ; ils sont supprimés immédiatement à la déconnexion |
| Publications et statistiques | [3 ans] à compter de la publication, pour le reporting |
| Journaux techniques | [6 mois] |
| Fichiers d’export importés | Non conservés (données de travail supprimées au bout d’une heure maximum) |
7. Sécurité
L’accès à l’outil est réservé aux comptes autorisés et protégé par identifiant et mot de passe. Les échanges sont chiffrés (HTTPS). Les jetons d’accès aux plateformes sont stockés côté serveur et ne sont jamais transmis au navigateur.
8. Vos droits
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition au traitement de vos données, ainsi que d’un droit à la portabilité. Pour les exercer, écrivez à [email protected]. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
9. Cookies
L’outil utilise uniquement les cookies techniques de WordPress nécessaires à la connexion et au fonctionnement de la session. Aucun cookie publicitaire ou de mesure d’audience n’est déposé par Outatime.
10. Modifications
Cette politique peut évoluer, notamment si de nouvelles plateformes sont connectées. La date de mise à jour figure en haut de la page.